Qué es el arqueo de caja y cómo hacerlo
Manejar un negocio conlleva el control de diversas áreas, siendo una de ellas la gestión de todos los movimientos de dinero correspondientes a la actividad empresarial y comercial.
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Manejar un negocio conlleva el control de diversas áreas, siendo una de ellas la gestión de todos los movimientos de dinero correspondientes a la actividad empresarial y comercial. Llevar la cuenta de las numerosas transacciones económicas que se realizan puede ser más engorroso de lo que parece a simple vista, ya que hoy día, además del dinero en efectivo, se gestionan transacciones monetarias por muchas otras vías.
En lo relativo al dinero en efectivo, una de las operaciones que nos ayudarán a mantener pleno control sobre nuestro efectivo es el denominado “arqueo de caja”.
Arqueo de caja: ¿qué es?
Por arqueo de caja entendemos el mecanismo por el que se verifican las transacciones realizadas en la caja registradora de un comercio o negocio que recibe una parte de sus ingresos en dinero en efectivo.
Definición del arqueo de caja
Por tanto, podemos estipular el arqueo de la caja registradora de un establecimiento como el proceso por el que se analizan las transacciones en efectivo realizadas en un periodo de tiempo concreto para verificar que se han contabilizado todas ellas y que el dinero existente de manera física en ese momento coincide con el saldo de movimientos registrados.
Objetivos del arqueo de caja
Se realiza para mantener un control tanto sobre la caja registradora como sobre los responsables de su gestión, así como para detectar errores con la mayor inmediatez posible para poder solventarlos antes de que sea irreparable.
Cómo realizar el arqueo de caja
Es necesario tener en cuenta varios elementos:
Cuándo realizarlo
Lo habitual es realizarlo al final de la jornada de trabajo. No obstante, en comercios en los que hay un horario amplio de atención al cliente que requiere de varios turnos de personas distintas encargándose de la caja, también es frecuente que se realice un arqueo al final de cada turno. De este modo existe un control sobre la gestión que cada empleado realiza en su turno como responsable de caja.
En la mayoría de negocios es necesario contar con efectivo para dar el cambio a los clientes, por lo que muchas veces se hace un arqueo de caja inicial antes de comenzar la jornada, previo a la apertura de puertas al público, y otro al final de la jornada, tras el cierre de puertas al público.
Quién realiza el arqueo
Por lo general, es el empleado encargado de la caja o un supervisor de este, según la estructura de cada empresa. Para evitar fallos humanos, las cajas registradoras hoy en día cuentan con tecnología que toma nota de los movimientos (pagos recibidos, cambio entregado, devoluciones, descuentos por ofertas sobre productos, uso de vales, cheques u otros elementos de pago aceptados). Esta tecnología supone una ayuda esencial para quien realiza el arqueo de caja.
Elementos principales del arqueo
- Cantidad de efectivo existente en la caja al inicio de la jornada.
- Suma registrada de las ventas diarias.
- Cantidad de efectivo existente en la caja al final de la jornada.
- Registro de los pagos realizados en todos los formatos aceptados.
- Registro de las salidas de dinero por causas extraordinarias apuntando con detalle el motivo.
- Descuentos, vales, bonos y ofertas similares.
- Ventas de créditos.
Resultados del arqueo de caja, problemas que pueden aparecer y soluciones
Una vez realizado el arqueo, este arrojará dos posibles resultados:
- Caja cuadrada. El dinero en efectivo coincide con el saldo registrado y los movimientos de otros medios de pago. Esto es lo que buscamos.
- Descuadre de caja. El arqueo arroja un sobrante o faltante y es necesario averiguar la causa. Por lo general, se debe a algún error humano en la contabilización de efectivo. Si el error no se puede corregir, el sobrante se considera beneficio y el faltante como pérdida.
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